NEWS FROM ASAHI

電帳法対応の準備は進んでいますか？（朝日税理士法人だよりVol.223）

令和６年１月１日から、改正電子帳簿保存の対応が本格化します。ご準備は進んでいますでしょうか。

今回改めて、「取引先から電子データで受領した請求書、取引先に電子データで送付した請求書等を電子データのまま保存しなければいけない資料」について取り上げます。

令和４年の改正電子帳簿保存法施行時、対応が困難な事業者が出たことから猶予期間が設けられましたが、令和５年末でこの猶予期間が終了します。

１．　電子データで保管必須の資料とは

　電子データで保管しなければいけない資料は、書面で正式に交付しない、売上の請求書・領収書等及び支出の請求書・領収書等です。

　メールでお取引先様に送付する請求書等や、メールで受領する請求書等がすぐに思い浮かぶと思いますが、この他にも、紙で請求書等がこない毎月の引落経費に係る資料（例えば、毎月の水道光熱費や通信費、家賃）や、請求書が紙で届かない通販サイトでの物販購入もこれに該当します。

紙ではなくサイトからダウンロードする請求書は、ダウンロードしたＰＤＦデータ等を保管することになります。通販サイトの多くはインボイスに対応して、領収書等を通販サイトの利用履歴等からダウンロードできるようになりつつあります。特に物販関連はクレジットをご利用されている方が多いと思いますが、クレジットの利用明細に加えて購入時の領収書等の保管も必要です。

２．　電子データの保存要件

　下記２つを満たす形で、電子データを保管することが義務付けられています。

①改ざん防止要件

タイムスタンプが付与されたデータの受領、タイムスタンプを付与しての保存、データの授受や保存を訂正履歴が自動的に残るシステム上で行うこと、または、訂正削除の防止に係る事務処理規定を備えて遵守すること、のいずれかが必要です。

②検索機能確保要件

　保管したデータについて、「日付・金額・取引先」のいずれか、または、範囲の指定や複数の組み合わせで検索ができることが必要となります。

３．　新しい猶予措置・例外措置について

　資金繰りやシステムの問題等、どうしても対応できないところもあります。このため、新たに猶予措置や例外措置が設けられました。

①検索機能確保要件の例外措置

・規則的なファイル名を付ける。または、Ｅｘｃｅｌ等の表計算ソフト等で索引簿を作成する方法での保管も可能。

・保存データについて国からダウンロードの求めがあった場合これに応じるのであれば、範囲指定や組み合わせての検索まで対応しなくてよい。（日付等のいずれかでの検索は対応することになります。）

・２年前の売上高が５０００万円以下、かつ、ダウンロードの求めに応じるのであれば本要件は不要。（ＰＤＦデータ等での保管は必要です。）

②猶予措置

電子データの保存ができないことについて「相当の理由があると（国が）認める場合」は、従前の紙でもらう資料とＰＤＦデータ等を印刷した紙資料について取引先別や取引日別に整理して提出することに加え、その電子取引データをダウンロードして提示または提出の求めに応じることができれば、２つの保存要件が不要となります。ここでいう「相当の理由」には、システムへの対応が間に合わないことも含まれます。

なお、ＰＤＦデータ等を保管しなければいけないことに変わりはありませんし、資料を整理できない場合は検索機能確保要件を不要とできません。

４．　要するに？

　対応は４パターンに分類されます。

①原則に従う（電子データの保存要件すべてを満たす　

形で対応する。）

②２年前の売上高が５０００万円以下の事業者で検索機

能確保要件については例外措置を使う。

③検索機能確保要件についての例外措置を使う。

④猶予措置を使う。

　国の調査時に会社の取引関連資料すべてを紙と電子データで提供することをいとわない場合は猶予措置が使えますが、これを避けたいとする場合は原則の順守が必要となります。猶予措置や例外措置を利用しつつ、今後の対応方法を探っていきましょう。

　（文責：関内本店　広瀬奈緒子）